Az osztály hivatalos elnevezése: Zirci Közös Önkormányzati Hivatal Önkormányzati Osztálya
Az Osztály ellátja a Zirc Városi Önkormányzat, Borzavár Községi Önkormányzat és Lókút Község Önkormányzata képviselő-testületeinek, bizottságainak, a Zirci Járás Önkormányzati Társulása és Zirc és Lókút Óvodatárulás tanácsainak, Zirci Német Nemzetiség Önkormányzat, illetve a Német Nemzetiségi Önkormányzat Lókút, a polgármesterek, elnökök, valamint a jegyző, aljegyző működéséhez kapcsolódó ügyviteli, szervezési feladatokat, közreműködik a döntés előkészítésben és a végrehajtás ellenőrzésében.
Szervezi a működését érintő képviselő-testületi, társulási tanácsi és bizottsági döntések végrehajtását.
A képviselő-testületek működésével kapcsolatosan:
• ellátja a képviselő-testületi ülések előkészítésével, lebonyolításával kapcsolatos szervezési és ügyviteli feladatokat;
• gondoskodik az ülések helyének, technikai feltételeinek biztosításáról;
• gondoskodik a testületi meghívóknak, jegyzőkönyveknek és mellékleteiknek az önkormányzatok felett törvényességi ellenőrzést végző szerv vezetőjéhez történő felterjesztéséről a Nemzeti Jogszabálytár rendszeren keresztül;
• koordinálja a hivatal dolgozóinak testületi előkészítő tevékenységét;
• megszervezi az önkormányzati rendeletek kihirdetését, és elvégzi a Nemzeti Jogszabálytárba történő feltöltését;
• nyilvántartást vezet a testületi határozatokról, önkormányzati rendeletekről, figyelemmel kíséri a testületi döntések végrehajtását;
• biztosítja a közmeghallgatások megszervezését, ügyviteli, technikai teendőinek ellátását;
• lehetővé teszi a választópolgárok részére a képviselő-testületi ülések jegyzőkönyveibe, előterjesztéseibe történő betekintést
A társulási tanácsok működésével kapcsolatosan:
• ellátja a társulási tanácsülések előkészítésével, lebonyolításával kapcsolatos szervezési és ügyviteli feladatokat;
• gondoskodik az ülések helyének, technikai feltételeinek biztosításáról;
• koordinálja a hivatal dolgozóinak társulási tanácsi előkészítő tevékenységét;
• gondoskodik a társulási tanácsi meghívóknak, jegyzőkönyveknek és mellékleteiknek az önkormányzatok felett törvényességi ellenőrzést végző szerv vezetőjéhez történő felterjesztéséről a Nemzeti Jogszabálytár rendszeren keresztül;
• nyilvántartást vezet a társulási tanácsi határozatokról figyelemmel kíséri a testületi döntések végrehajtását;
• lehetővé teszi a választópolgárok részére a társulási tanácsi ülések jegyzőkönyveibe, előterjesztéseibe történő betekintést
A képviselő-testületek és társulási tanácsok bizottságainak működésével kapcsolatban:
• koordinálja a bizottságok üléseinek időpontját;
• részt vesz a bizottságok üléseinek előkészítésében, gondoskodik a bizottsági ülésekről szóló jegyzőkönyvek elkészítéséről;
• a bizottságok ülésein keletkezett határozatok végrehajtását figyelemmel kíséri;
• szervezi és közreműködik a képviselő-testület és társulási tanácsok bizottságai döntéseinek végrehajtásában;
• nyilvántartást vezet a bizottságok üléseiről, döntéseiről és állásfoglalásairól;
• közreműködik a bizottságok tájékoztatásában, munkájuk feltételeinek biztosításában.
A nemzetiségi önkormányzatok képviselő-testületei működésével kapcsolatosan:
• ellátja a képviselő-testületi ülések előkészítésével, lebonyolításával kapcsolatos szervezési és ügyviteli feladatokat;
• gondoskodik az ülések helyének, technikai feltételeinek biztosításáról;
• koordinálja a hivatal dolgozóinak testületi előkészítő tevékenységét;
• gondoskodik a testületi meghívóknak, jegyzőkönyveknek és mellékleteiknek az önkormányzatok felett törvényességi ellenőrzést végző szerv vezetőjéhez történő felterjesztéséről a Nemzeti Jogszabálytár rendszeren keresztül;
• biztosítja a közmeghallgatások megszervezését, ügyviteli, technikai teendőinek ellátását;
• lehetővé teszi a választópolgárok részére a képviselő-testületi ülések jegyzőkönyveibe, előterjesztéseibe történő betekintést
A polgármesterek, alpolgármesterek, jegyző, aljegyző és társulási elnökök tevékenységével kapcsolatban:
• ellátja a polgármesterek, alpolgármesterek, jegyző, aljegyző és társulási elnökök ügyviteli, szervezési feladatait;
• közreműködik az általuk tartandó értekezletek, megbeszélések előkészítésében, szükség esetén gondoskodik jegyzőkönyvek vezetéséről, vagy feljegyzések készítéséről;
• közreműködik a döntéseik előkészítésében és a végrehajtás ellenőrzésében;
• biztosítja a jegyzői észrevételek felterjesztését az önkormányzatok felett törvényességi ellenőrzést végző hivatal vezetőjéhez.
• gondoskodik az önkormányzati személyzeti és szakoktatási feladatok ügyviteli teendőinek ellátásáról.
Az ügyfélszolgálattal kapcsolatos feladatai:
• általános felvilágosítás hatósági ügyekben,
• kérelmek, beadványok átvétele,
• nyomtatványok átadása, adott üggyel kapcsolatos felvilágosítás.
A hivatal szervezeti felépítését meghatározó általános szervezési elvektől eltérően, kivételes tevékenységként végzi:
• a munkaügyi igazgatási feladatok ellátását;
• a közművelődési ügyek döntés előkészítése és végrehajtása,
• az oktatási ügyek döntés előkészítése és végrehajtása,
• testvérvárosi kapcsolatokkal kapcsolatos feladatok ellátása,
• a képviselő-testületek által alapított elismerésekkel kapcsolatos feladatok ellátása;
• a postázással kapcsolatos feladatokat;
• hivatali épület takarításával kapcsolatos feladatok;
• adatvédelmi referensi feladatok
• tűz- és munkavédelemmel kapcsolatos szervezési feladatok.
Az Önkormányzati Osztály munkáját az osztályvezető vezeti.
Kapitány Zsolt osztályvezető
Emelet 211. szoba
Telefon: 88/593-704, 88/593-700/144
Email: @email
Gondoskodnak az osztály működéséről, a munkavégzés személyi, tárgyi feltételeiről, valamint a működés helyes módszereinek kialakításáról.
E feladatkörben:
• irányítja az osztály munkáját, rendszeresen beszámoltatja a dolgozókat a feladatok ellátásáról, az ügyintézési határidők betartásáról;
• biztosítja a jogszerűséget, az egységes jogalkalmazási tevékenységet, az ügyintézés, az ügyfélfogadás kulturáltságát és színvonalának emelését;
• biztosítja az osztály dolgozói részéről a hivatali szolgálati titokvédelmi szabályok megtartását;
• folyamatosan figyelemmel kíséri a jogszabályi változásokat, azokat ismerteti az osztály dolgozóival és felkészíti őket a helyes jogalkalmazásra;
• gondoskodik az osztály feladatainak ellátásához nélkülözhetetlen jogszabályok, kézikönyvek, nyomtatványok, technikai eszközök biztosításáról;
• összeállítja az osztály dolgozóinak munkaköri leírását;
• figyelemmel kíséri az osztály dolgozóinak leterheltségét, szükség esetén gondoskodik a feladatok átcsoportosításáról;
• jogosult a dolgozók részére a munkaköri leírásban nem szereplő feladatok meghatározására;
• javaslatot tesz az osztály dolgozóinak jutalmazására és béremelésére, szükség esetén fegyelmi felelősségre vonására;
A képviselő-testületek, társulási tanácsok és bizottságaik tevékenységéhez kapcsolódó feladatai körében:
• szakértőként részt vesz a képviselő-testületek, társulási tanácsok, valamint a bizottságok ülésein;
• részt vesz a közmeghallgatásokon, az osztály feladatkörét érintő kérdésekben tájékoztatást ad;
• felelős az osztály feladatkörét érintő testületi, társulási tanácsi előterjesztések határidőre történő elkészítéséért, a testületi, társulási tanácsi és bizottsági döntések végrehajtásáért.
A személyzeti és munkaügyekhez kapcsolódó feladatai körében:
• ellátja a Hivatal köztisztviselőivel, a Polgármester irányítása mellett Zirc Városi Önkormányzat, a Zirci Járás Önkormányzati Társulás és a Zirc és Lókút Óvodatársulás fenntartásában lévő intézmények vezetőivel, közalkalmazottaival, munkavállalóival, a Sajtó- és Sportreferenssel kapcsolatos, Lókút Község Önkormányzata és Borzavár Községi Önkormányzat közalkalmazottaival, munkavállalóival, a Hivatal közvetlen irányításába tartozó közalkalmazottak, munka- és egyéb jogviszonyban foglalkoztatottakkal kapcsolatos személyzeti és munkaügyi feladatokat,
• előkészíti a vezetői munkakörök pályáztatását,
• elkészíti és karbantartja a közszolgálati alapnyilvántartást,
• a hivatal működéséhez szükséges eszközök, technikai berendezések, irodaszerek, nyomtatványok, bélyegzők, közlönyök, jogszabálygyűjtemények, folyóiratok és egyéb anyagok beszerzése.
Jegyző megbízásából tanácskozási joggal vesz részt a képviselő-testület, a képviselő-testület bizottságainak, valamint a társulási tanács ülésén.A Hivatal, valamint az III.14.) pontban nevesített költségvetési szervek tekintetében elkészíti a szükséges Alapító okirat módosításokat és azok egységesítését. Új intézmény esetén előkészíti az Alapító okirat tervezetet. Gondoskodik az elfogadott Alapító Okirat Magyar Államkincstár felé történő benyújtásáról, a törzskönyvi nyilvántartásba történő bejegyzésről és módosításról.
Az országgyűlési képviselő, a képviselő-testületek és a társulási tanácsok tagjai, valamint a bizottsági tagok munkájának segítése érdekében nevezetteket soron kívül fogadja, és részükre felvilágosítást ad.
Munkafolyamatok leírása
Testületi ülések, társulási tanácsi ülések előkészítése, lebonyolítása
- a féléves munkatervek összeállítása a szervezeti és működési szabályzatokban meghatározottak javaslatai alapján előterjesztések begyűjtése a Hivatal szervezeti egységeitől az állandó napirendek összeállítása: lejárt határidejű határozatokról szóló jelentés és beszámoló az átruházott hatáskörű döntésekről
- Képviselő-testületi, társulási tanácsi ülések napirendjeinek, meghívójának összeállítása
- kapcsolattartás a választott tisztségviselőkkel, az önkormányzati, a német nemzetiségi önkormányzati képviselőkkel, a bizottsági tagokkal,
- a meghívók, napirendek, előterjesztések kiküldése
- a testületi, társulási tanácsi ülések meghívóinak és előterjesztéseinek közzététele a honlapon
- Képviselő-testületi és társulási tanácsi ülések informatikai és műszaki hátterének biztosítása, lebonyolítás
- az ülésekről jegyzőkönyvek készítése
- Képviselő-testületi, Társulási Tanácsi határozatok, rendeletek számozása, dokumentálása, nyilvántartása
- az ülésekről készült jegyzőkönyvek és rendeletek megküldése Kormányhivatal részére, illetve közzététel a honlapon
A közszolgálati jogviszonnyal összefüggő ügyek kezelése
- Vizsgák
- az ügyintézők számára előírt kötelező vizsgák időpontjának egyeztetése
- a vizsgákra jelentkezés koordinálása
- a vizsga eredmények nyilvántartása - Továbbképzések
- éves továbbképzési tervhez szükséges adatok összegyűjtése a továbbképzésre kötelezettektől
- a továbbképzési terv elkészítése és megküldése
- a továbbképzésekkel kapcsolatos technikai tudnivalókkal kapcsolatos
segítségnyújtás
- a továbbképzések elvégzését igazoló okiratok nyilvántartása Személyügyi feladatok
- a munkáltatói döntések (kinevezés, munkaszerződés, jogviszony módosulás, adatmódosulás, jogviszony megszűnés, megszüntetés) jogi előkészítése
- a szükséges dokumentumok elkészítése, illetve a személyi anyagba történő elhelyezése
- a dokumentumok elektronikus úton történő továbbítása a MÁK részére
- a jogviszonyokkal kapcsolatos egyéb feladatok ellátása (szabadság nyilvántartások vezetése, foglalkozás-egészségügyi vizsgálatok szervezése, lebonyolítása, a keresőképtelenséggel, gyermek támogatásokkal és fizetés nélküli szabadságokkal kapcsolatos feladatok ellátása)
- vagyonnyilatkozattétel kapcsolatos feladatok ellátása- Teljesítményértékelések
- a teljesítménykövetelmények meghatározásának koordinálása
- fél évente a teljesítménycélok értékelésének koordinálása és nyilvántartása
Az önkormányzatok, a nemzetiségi önkormányzatok, a társulások, a Hivatal és az intézmények törzskönyvi nyilvántartásával kapcsolatos feladatok ellátása
- a döntések, előterjesztések előkészítése
- a szükséges dokumentumok és nyomtatványok elkészítése és továbbítása a MÁK részére
Bognár Barbara önkormányzati ügyintéző
Emelet 211. szoba
Telefon: 88/593-704, 88/593-700/140
• a képviselő-testületi üléssel és működésével kapcsolatos feladatok ellátása
• gondoskodik a képviselő-testületi és a jegyzőkönyveinek elkészítéséről és továbbításáról, tárolásáról,
• előkészíti jegyzőkönyveket és az üléshez tartozó előterjesztéseket a Nemzeti Jogszabálytárba történő feltöltésre és elküldésre,
• közreműködik az osztály feladatainak ellátásában,
• előkészíti Lókút Községi Önkormányzat Képviselő-testületi üléseinek jegyzőkönyveit.
Kukoda Bernadett önkormányzati referens
Emelet 203. szoba
Telefon: 88/593-702, 88/593-700/140
• ellátja a képviselő-testület működésével összefüggő feladatokat,
• ellátja az Oktatási, Ifjúsági, Kulturális, Sport és Civil Bizottság működésével összefüggő feladatokat,
• ellátja a titkársági feladatokat, segíti a polgármester és a jegyző munkáját,
• ellátja a Zirci Járás Önkormányzati Társulás Társulási Megállapodásban rögzített közszolgálati feladatok finanszírozásához kapcsolódó állami támogatások igénylésével, elszámolásával kapcsolatos feladatokat
• ellátja a Zirci Járás Önkormányzati Társulás Tanácsa és Pénzügyi Bizottsága munkájával kapcsolatos feladatokat (ülések előkészítése, előterjesztések készítése, jegyzőkönyvek készítése, határozatok tára készítése),
• ellátja a Zirci Járás Önkormányzati Társulás szociális pályázatainak előkészítését elszámolását
• ellátja a Zirc és Lókút Óvodatársulás munkájával kapcsolatos feladatokat (ülések előkészítése, előterjesztések készítése, jegyzőkönyvek készítése, határozatok tára készítése)
• ellátja a Zirci Járás Szociális Szolgáltató Központ Központi Orvosi Ügyeleti Szolgálatával kapcsolatos feladatokat
• ellátja a BURSA HUNGARICA felsőoktatási ösztöndíj pályázattal, valamint középiskolai tanulmányi ösztöndíj pályázattal kapcsolatos feladatokat,
• ellátja a Hivatal adatvédelmi felelősi feladatait.
• a Hivatal köztisztviselőinek, munkavállalóinak és az Önkormányzat által fenntartott intézmények, gazdasági társaság vezetőinek szabadságokkal kapcsolatos feladatait,
• ellátja a vagyonnyilatkozat-tétellel kapcsolatos feladatokat,
• ellátja a képviselők, bizottsági tagok vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel kapcsolatos előkészítő és technikai, nyilvántartási feladatait,
• ellátja az intézményvezetők, tisztviselők és köztisztviselők szabadság nyilvántartásával, kiadásával és megállapításával kapcsolatos feladatokat,
Nagy Éva önkormányzati ügyintéző
Emelet 211. szoba
Telefon: 88/593-704, 88/593-700/140
• közreműködik az osztály által ellátandó munka-, személyügyi feladatainak ellátásában,
• közreműködik az Önkormányzati Osztály adminisztrációs feladataiban,
• ellátja a közfoglalkoztatottakkal kapcsolatos feladatokat,
• közreműködik a képviselő-testület és annak bizottságaival kapcsolatos ügyintézői feladatokban,
• ellátja a köztisztviselőkkel, munkavállalókkal, közalkalmazottakkal kapcsolatos nyilvántartási, adatszolgáltatási feladatokat a KIRA rendszerben,
• ellátja a képviselő-testület működésével összefüggő feladatokat,
• ellátja a Pénzügyi, Gazdasági és Városfejlesztési Bizottság működésével összefüggő feladatokat,
• ellátja a tisztségviselők (polgármester, jegyző, aljegyző) munkájának segítését,
• elvégzi a szükséges nyilvántartások vezetését.
• ellátja a papír-, irodaszer beszerzéssel kapcsolatos feladatokat.
Mártonné Kovács Judit önkormányzati ügyintéző
Zirci Közös Önkormányzati Hivatal Borzavári Kirendeltsége
8428 Borzavár, Fő út 43.
Telefon: 88/582-930
E-mail. @email
• ellátja a képviselő-testületi üléssel működésével kapcsolatos feladatokat
• gondoskodik a képviselő-testületi jegyzőkönyveinek elkészítéséről és továbbításáról, tárolásáról,
• nyilvántartja a borzavári helyi rendeleteket és határozatokat,
• nyilvántartja a lejárt határidejű borzavári határozatokat,
• kezeli a borzavári testületi ülések teljes anyagát (előterjesztések, jegyzőkönyvek, sürgősségi indítványok),
• közfoglalkoztatás,
• iratkezelési feladatok;
• kulturális programok (falunap, idősek napja, gyermeknap) szervezése,
• az önkormányzat és kirendeltség dolgozói szabadságának nyilvántartása,
• ingatlanokkal kapcsolatos hirdetmények kifüggesztése, igazolások elkészítése
• az önkormányzat és kirendeltség kulcsnyilvántartásának és bélyegző nyilvántartásának vezetése,
• közreműködik az osztály feladatának ellátásában.
Szöllősi Ágota hivatalsegéd
Emelet 203. szoba
Telefon: 88/593-702
• ellátja a polgármester és jegyző ügyfélfogadásával kapcsolatos feladatokat,
• ellátja a polgármester és jegyző, valamint az Osztály ügyviteli feladatait,
• ellátja a hivatal központi e-mail címére érkező üzenetek továbbításával kapcsolatos
• feladatok,
• ellátja a titkársági kis telefonközpont kezelésével feladatokat,
• közreműködik a az önkormányzat és a hivatal által szervezett programok előkészítésében, lebonyolításában
• közreműködik a hivatal épületében tartandó rendezvények előkészítésében, lebonyolításában,
• segíti a tisztségviselők (polgármester, jegyző, aljegyző) munkáját,
• közreműködik az osztály adminisztrátori, másolási feladataiban,
• ellátja az önkormányzat és a hivatal postázásával, levelek, meghívók, szórólapok kézbesítésével kapcsolatos feladatait.
Petrovics Károlyné takarító
• Ellátja a Városháza épületének tisztántartásával, takarításával kapcsolatos feladatokat.
Németh Éva takarító
• Ellátja a Városháza épületének tisztántartásával, takarításával kapcsolatos feladatokat.